Tu cliente trabaja con SAP Ariba, te ha llegado la orden de compra y ahora te toca facturar. Si es la primera vez, la pantalla puede imponer: muchos campos, menús en inglés y el miedo a que la factura vuelva rechazada y el cobro se retrase. En esta guía te explicamos cómo subir una factura a SAP Ariba paso a paso, tanto con pedido como sin pedido, qué significa cada estado y cuáles son los errores que más rechazos provocan.
Los pasos siguen la ayuda oficial de SAP para proveedores en SAP Business Network (la red de SAP Ariba donde los proveedores reciben pedidos y envían facturas). Los nombres de los menús los indicamos tal como aparecen en esa ayuda, en inglés; si tu cuenta está en español, verás su traducción.
Antes de empezar: qué necesitas para subir una factura a SAP Ariba
Antes de crear la factura, comprueba que tienes todo esto a mano:
- Una cuenta en SAP Business Network (Standard o Enterprise) vinculada a tu cliente. Si aún no la tienes, en nuestra guía de SAP Ariba para proveedores te explicamos cómo funciona.
- La orden de compra que te ha enviado tu cliente a través de Ariba, si la factura va con pedido.
- Las reglas de facturación de tu cliente. Cada empresa configura las suyas: qué datos son obligatorios, si permite facturas sin pedido, cuántos días puedes antedatar una factura o qué tolerancias acepta en precios y cantidades. Muchas grandes empresas lo explican en su portal o guía para proveedores.
- Tu número de factura, la fecha y los datos fiscales correctos (tipos de IVA incluidos).
Además, ten en cuenta que facturar en Ariba no sustituye tus obligaciones fiscales: tu factura debe cumplir la normativa vigente. Si quieres saber cómo encaja con la factura electrónica B2B en España, lo explicamos en otra guía.
Cómo crear una factura con pedido en SAP Ariba, paso a paso
La factura con pedido (PO-based invoice) es la más habitual y la que menos errores da, porque Ariba copia los datos de la orden de compra. Según la ayuda de SAP, el proceso es este:
- Entra en Workbench > Orders (o en otra ficha de pedidos de tu panel).
- Abre la factura desde el pedido. Tienes dos caminos que hacen lo mismo: pulsar Actions > Standard Invoice junto al pedido, o abrir el número de pedido y pulsar Create Invoice > Standard Invoice.
- Rellena la cabecera en el área Summary: número de factura, fecha y el resto de datos generales. Si hace falta, añade impuestos, portes, manipulación especial o descuentos a nivel de cabecera.
- Revisa las direcciones con View/Edit Addresses en las secciones de resumen, envío y campos adicionales.
- Añade condiciones de pago, comentarios o adjuntos con Add to Header, si tu cliente los pide.
- Completa la información adicional que solicite tu cliente en Additional Information.
- Pulsa Update si has cambiado importes o tipos, para que se recalcule la factura.
- Revisa las líneas: cantidades, precios, unidades e IVA de cada artículo.
- Pulsa Next, revisa el resumen final y corrige lo que haga falta.
- Pulsa Submit para enviarla.
Si en tu pedido no aparece la opción de crear factura, SAP tiene una pregunta específica sobre ese caso en su centro de ayuda; a menudo depende de cómo ha configurado tu cliente la relación comercial.
Factura sin pedido
La factura sin pedido (Non-PO Invoice) solo puedes enviarla si tu cliente te lo ha habilitado. Si al crearla no aparece tu cliente en la lista, o Ariba te pide un Customer Code, significa que no lo permite o que no tenéis relación comercial activa: en ese caso, habla con tu cliente y facilítale tu número de red (ANID).
Cuando sí está habilitada, los pasos son:
- Pulsa Create > Non-PO Invoice.
- Elige el cliente en la opción de factura estándar y pulsa Next.
- Rellena la cabecera (número, fecha, impuestos, portes, adjuntos o descuentos) y la información adicional que pida tu cliente.
- Añade las líneas: Add Material para productos, o Add General Service / Add Labor Service para servicios. Puedes combinar ambos en la misma factura.
- Pulsa Update, después Next, revisa y pulsa Submit.
Como aquí no hay pedido que sirva de referencia, todo lo escribes a mano. Por eso, este tipo de factura es más propenso a errores y muchas empresas lo limitan.
Errores frecuentes y motivos de rechazo
Tu cliente puede rechazar la factura de forma automática, por sus reglas de facturación, o manual, durante la aprobación. Estos son los motivos que más se repiten en las guías que las grandes empresas publican para sus proveedores:
| Error | Qué suele significar | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Precio, moneda o unidad distinta al pedido | La línea no coincide con la orden de compra y supera la tolerancia del cliente | Factura desde el pedido y no cambies precios sin acuerdo previo |
| Cantidad mayor que la recibida o pedida | Facturas más de lo que el cliente ha registrado como recibido | Factura solo lo entregado; usa facturas parciales si hace falta |
| IVA ausente, duplicado o no válido | Falta el tipo de impuesto en una línea o hay más de uno | Un tipo de IVA por línea, elegido de la lista (0 % si no aplica) |
| Pedido obsoleto o sustituido | Facturas contra una versión antigua del pedido | Comprueba que usas la última versión de la orden |
| Pedido marco caducado o sin presupuesto | El acuerdo ha vencido o se ha consumido su importe | Pide a tu cliente que lo amplíe antes de facturar |
| Fecha fuera de plazo | El cliente no admite facturas antedatadas más de cierto número de días | Factura en cuanto entregues y revisa la fecha |
| Direcciones incompletas | Faltan datos de envío o de facturación | Revisa las direcciones antes de enviar |
Si te rechazan una factura, entra en Workbench > Rejected invoices, abre la factura y lee el motivo en las pestañas de detalle e historial. Si el motivo está claro, corrígela y vuelve a enviarla; si no lo está, pregunta a tu cliente, que es quien conoce sus reglas.
Checklist rápido antes de pulsar Submit
- ¿El número de factura es único y la fecha es la correcta?
- ¿Cantidades, precios y unidades coinciden con el pedido?
- ¿Cada línea tiene un único tipo de IVA?
- ¿Has adjuntado lo que pide tu cliente (albarán, PDF, etc.)?
- ¿Las direcciones de envío y facturación están completas?
Estados de la factura en SAP Ariba
Una vez enviada, la factura tiene dos tipos de estado. El estado de envío (routing status) indica si ha llegado al sistema de tu cliente; el estado de la factura indica en qué punto de la aprobación y el pago está. Según la ayuda de SAP:
| Estado | Qué significa | ¿Puedes modificarla? |
|---|---|---|
| Failed (envío) | No cumple las reglas de tu cliente y no se ha enviado | Sí, corrígela y reenvíala |
| Queued (envío) | La red todavía la está enviando | Espera; si tarda más de 30 minutos, contacta con soporte de SAP |
| Acknowledged (envío) | Ya ha llegado al sistema de tu cliente | Es el estado final de envío |
| Sent | Tu cliente la ha recibido, pero aún no la ha aprobado ni rechazado | Espera la respuesta |
| Rejected | No ha pasado la validación o tu cliente la ha rechazado | Sí, corrígela y reenvíala |
| Approved | Aprobada para el pago | No: para corregirla necesitas una nota de abono (credit memo) |
| Paid | Pagada o en proceso de pago | No |
Cómo ahorrar tiempo: PunchOut y factura electrónica
Casi todos los rechazos tienen el mismo origen: la factura no coincide con el pedido. Y el pedido, a su vez, suele fallar cuando tu cliente lo ha escrito a mano en Ariba con referencias, precios o unidades que no son exactamente los tuyos.
Aquí es donde un catálogo PunchOut marca la diferencia. Con PunchOut, el comprador de tu cliente entra en tu tienda online desde SAP Ariba, elige los productos con sus precios pactados y el carrito vuelve a Ariba para la aprobación. Como resultado, la orden de compra nace ya con tus referencias, tus precios y tus unidades, y facturar a partir de ella es mucho más sencillo.
Además, el pedido puede llegar directamente a tu tienda o a tu ERP, sin teclearlo, y no necesitas cambiar tu web. Si quieres ver cómo se conecta, tienes todos los detalles en nuestra página de integración con SAP Ariba.
Preguntas frecuentes sobre cómo subir una factura a SAP Ariba
¿Puedo subir un PDF de mi factura a SAP Ariba?
Depende de tu cliente. En la mayoría de casos tendrás que crear la factura en la red con sus campos y, si tu cliente lo pide, adjuntar el PDF como documento de apoyo con la opción de adjuntos de la cabecera.
¿Por qué no me deja crear una factura sin pedido?
Porque tu cliente no te lo ha habilitado o no tenéis relación comercial activa en la red. Contacta con él y facilítale tu ANID.
¿Puedo modificar una factura ya enviada?
Solo si está en estado Failed o Rejected: en ese caso puedes editarla y volver a enviarla. Si ya está aprobada o pagada, tendrás que emitir una nota de abono.
¿Cuánto tarda en pagarse una factura en Ariba?
Lo marcan las condiciones de pago acordadas con tu cliente, no Ariba. Lo que sí puedes hacer es seguir el estado de la factura en la red hasta que aparezca como pagada.
¿Es lo mismo SAP Ariba que el portal de proveedores de mi cliente?
No siempre. Algunas empresas usan SAP Ariba y otras un portal de proveedores propio. Si trabajas con varios clientes, es habitual tener que facturar en varias plataformas.
En resumen
Subir una factura a SAP Ariba es sencillo cuando partes del pedido y revisas cantidades, precios e IVA antes de enviar. Los problemas aparecen cuando el pedido no refleja bien tu catálogo. Si vendes a empresas que compran desde SAP Ariba, conectar tu catálogo con PunchOut hace que pedido y factura encajen desde el principio. Cuéntanos qué te pide tu cliente y te decimos qué necesitas.
Fuentes: ayuda oficial de SAP para proveedores, «How do I create a purchase order-based invoice?», «How do I create a non-PO invoice?» y «What does each routing status and invoice status mean?».
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