Cada vez más empresas utilizan sistemas de compras corporativos para centralizar proveedores, controlar gastos y automatizar sus procesos de adquisición. Para los proveedores B2B, esto implica adaptarse a una nueva forma de vender: conectar su catálogo directamente con el entorno de compras de sus clientes.
Aquí es donde entra en juego el catálogo PunchOut.
Pero una vez que una empresa decide trabajar con PunchOut surge una pregunta práctica: ¿cómo se obtiene acceso a un catálogo PunchOut y qué hay que hacer para incorporar este servicio?
El proceso parte de conectar el ecommerce o catálogo del proveedor con el sistema de compras utilizado por el cliente corporativo. A partir de ahí, el comprador puede acceder al catálogo desde su propio entorno de procurement, seleccionar los productos que necesita y devolver el carrito para continuar con su proceso interno de compra.
¿Qué significa acceder a un catálogo PunchOut?
Acceder a un catálogo PunchOut no funciona exactamente igual que entrar en un ecommerce convencional mediante una dirección web, usuario y contraseña.
El acceso se produce normalmente desde el sistema de compras de la empresa cliente.
Cuando el comprador selecciona al proveedor dentro de su plataforma corporativa, el sistema establece una conexión con el ecommerce o catálogo del proveedor y abre una sesión asociada a ese cliente.
Esto permite que el comprador pueda visualizar el catálogo que le corresponde, incluyendo las condiciones comerciales configuradas para su empresa.
Una vez seleccionados los productos, el carrito puede regresar al sistema de compras para continuar con las aprobaciones y procesos internos correspondientes.
¿Quién necesita incorporar un servicio PunchOut?
Existen dos partes principales dentro de una integración PunchOut: el comprador y el proveedor.
Por un lado, está la empresa compradora, que utiliza una plataforma de procurement para gestionar sus compras y quiere acceder directamente a los catálogos de sus proveedores.
Por otro, está el proveedor B2B, que necesita preparar su ecommerce o catálogo para poder conectarse con el sistema de compras del cliente.
En muchos casos, la necesidad aparece cuando un cliente corporativo solicita expresamente a uno de sus proveedores que incorpore PunchOut.
Por ejemplo, una empresa puede comunicar a un proveedor que para continuar trabajando con ella necesita integrarse con su sistema de procurement.
En ese momento comienza el proyecto de integración.
¿Cómo se incorpora un catálogo PunchOut?
Aunque cada proyecto tiene sus particularidades, la incorporación del servicio puede dividirse en varias fases.
1. Identificar el sistema de compras del cliente
El primer paso consiste en saber con qué plataforma necesita conectarse el proveedor.
El cliente puede utilizar sistemas como SAP Ariba, Coupa, Jaggaer u otros entornos de procurement.
Esta información es fundamental porque determina parte de los requisitos técnicos de la integración.
2. Analizar el ecommerce o catálogo existente
Después se estudia la infraestructura del proveedor.
No se trata simplemente de crear otro catálogo desde cero. Primero conviene comprobar cómo están organizados actualmente los productos, precios, referencias, clientes y condiciones comerciales.
Una de las ventajas de PunchOut es precisamente poder aprovechar el catálogo digital que el proveedor ya utiliza cuando la infraestructura existente permite realizar la integración.
3. Definir el protocolo de comunicación
El sistema del comprador y el ecommerce del proveedor necesitan intercambiar información.
Aquí aparecen tecnologías como cXML y OCI.
cXML se utiliza habitualmente en diferentes escenarios de procurement B2B, mientras que OCI está especialmente relacionado con determinados entornos SAP.
El protocolo necesario dependerá principalmente de los requisitos del sistema de compras con el que se realizará la conexión.
4. Configurar el acceso del cliente
Una vez preparada la integración, se configura la relación entre comprador y proveedor.
El objetivo es que cuando un usuario autorizado acceda al proveedor desde su plataforma de compras pueda abrir correctamente la sesión correspondiente.
Esto también permite adaptar la experiencia comercial a cada cuenta cuando el proyecto lo requiere.
5. Configurar el catálogo
El catálogo debe mostrar correctamente los productos que el comprador puede adquirir.
Dependiendo de la relación comercial pueden existir precios negociados, referencias específicas, determinadas familias de productos u otras condiciones asociadas al cliente.
En lugar de mantener múltiples archivos estáticos, PunchOut permite trabajar sobre un catálogo digital conectado con el ecommerce del proveedor.
6. Configurar el retorno del carrito
La experiencia no termina cuando el comprador selecciona un producto.
Una parte fundamental de PunchOut es conseguir que la selección realizada pueda volver correctamente al sistema de compras.
De esta manera, el comprador puede continuar desde allí con su procedimiento corporativo de solicitud, validación y aprobación.
7. Realizar pruebas antes de activar el servicio
Antes de utilizar una integración PunchOut en un entorno real es necesario comprobar que el flujo funciona correctamente.
Se revisa, entre otros aspectos, el acceso al catálogo, la información de los productos, las condiciones configuradas y la transferencia del carrito.
El objetivo es detectar posibles incidencias antes de comenzar a procesar operaciones reales.
¿Necesito crear un catálogo diferente para cada cliente?
No necesariamente.
Esta es precisamente una de las ventajas de plantear correctamente una integración PunchOut.
Un proveedor puede mantener una base de productos centralizada y establecer diferentes condiciones dependiendo del cliente que acceda.
Por ejemplo, una gran cuenta puede tener determinados precios negociados mientras otra empresa trabaja con condiciones distintas.
La integración identifica el contexto del comprador y permite presentar la información correspondiente sin obligar al proveedor a gestionar manualmente un ecommerce independiente para cada organización.
¿El cliente necesita entrar en la web del proveedor?
Desde la perspectiva del comprador, el proceso comienza dentro de su propio sistema de compras.
El acceso al catálogo del proveedor se realiza mediante la conexión PunchOut.
Esto permite combinar dos necesidades importantes: el proveedor mantiene su catálogo y su infraestructura comercial, mientras que el comprador conserva su entorno corporativo de procurement y sus procesos internos.
¿Qué ocurre después de seleccionar los productos?
Una vez que el comprador termina de preparar el carrito, la información seleccionada se devuelve al sistema de compras.
A partir de ese momento, PunchOut deja paso al procedimiento interno definido por la empresa.
Dependiendo de la organización, puede ser necesario obtener la aprobación de un responsable, comprobar un presupuesto o realizar otras validaciones antes de emitir el pedido.
Por eso, PunchOut no sustituye al sistema de compras. Lo complementa conectándolo con el catálogo del proveedor.
¿Cuánto tiempo se tarda en incorporar PunchOut?
No existe un plazo único aplicable a todos los proyectos.
La complejidad depende de factores como el ecommerce del proveedor, el sistema utilizado por el comprador, el protocolo requerido, las características del catálogo y las reglas comerciales que deban configurarse.
Una integración sencilla con una infraestructura preparada no tiene las mismas necesidades que un proyecto con múltiples clientes, catálogos, monedas o condiciones específicas.
Por eso es importante realizar primero un análisis técnico y comercial.
¿Puedo utilizar PunchOut con varios clientes?
Sí. Una vez que un proveedor desarrolla su capacidad de integración PunchOut, puede plantear conexiones con diferentes clientes corporativos.
Sin embargo, cada nuevo comprador puede tener sus propios requisitos.
Una empresa puede utilizar un determinado sistema de procurement mientras otra utiliza una plataforma diferente. También pueden cambiar los protocolos, las condiciones del catálogo o el flujo requerido.
Por ello, disponer de una infraestructura adaptable facilita escalar el servicio conforme aumenta el número de clientes corporativos.
¿Cómo empezar con PunchOutNow?
Si uno de tus clientes te ha solicitado acceso mediante PunchOut, el primer paso es recopilar la información sobre su sistema de compras y los requisitos de integración.
A partir de ahí puede analizarse tu ecommerce actual y determinar qué necesita adaptarse.
En PunchOutNow ayudamos a conectar ecommerce y catálogos B2B con los sistemas de compras utilizados por clientes corporativos, buscando que el proveedor pueda incorporar PunchOut sin tener que duplicar innecesariamente la gestión de sus productos.
Si has recibido una solicitud de integración PunchOut o quieres preparar tu ecommerce para ofrecer este servicio a grandes clientes, podemos estudiar las necesidades del proyecto y definir cómo realizar la conexión.
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