Cuando vendes a una gran empresa, no le vendes a una persona: le vendes a un proceso de compras. Antes de que llegue tu pedido, alguien ha pedido el material, otra persona lo ha aprobado y el sistema ha generado una orden de compra. Por eso, si conoces ese recorrido, sabes en qué punto entras tú como proveedor y qué necesitas para que te elijan a ti. En esta guía te explicamos qué es el proceso de compras de una empresa, cuáles son sus etapas, dónde se atascan los proveedores y cómo se digitaliza con e-procurement y PunchOut.
Qué es el proceso de compras de una empresa
El proceso de compras es el conjunto de pasos que sigue una organización desde que detecta una necesidad (material, equipos o servicios) hasta que recibe lo que ha pedido y paga la factura. Por ejemplo, en una pyme puede ser tan simple como un correo y una transferencia. En cambio, en una gran empresa, una universidad o una administración pública intervienen varios departamentos, hay presupuestos que controlar y cada paso queda registrado en un sistema.
A ese recorrido completo, de la necesidad al pago, también se le llama Procure-to-Pay (P2P). Y el software que lo gestiona es el sistema de e-procurement de la empresa: SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Oracle y otros.
Las etapas del proceso de compras en una gran empresa
Cada organización tiene sus matices; aun así, las etapas suelen ser estas. Fíjate en la última columna: es lo que cada etapa significa para ti como proveedor.
| Etapa | Qué pasa en la empresa compradora | Qué significa para ti como proveedor |
|---|---|---|
| 1. Necesidad | Un empleado o un departamento necesita algo | Si no estás en su sistema, ni siquiera te tiene en cuenta |
| 2. Requisición | Se crea una requisición de compra con producto, cantidad y centro de coste | Aquí se elige el catálogo: el tuyo o el de otro proveedor |
| 3. Aprobación | El responsable y, a veces, Compras o Finanzas validan el gasto | Tus precios deben ser los pactados para que no se rechace |
| 4. Orden de compra | El sistema genera la orden de compra y la envía al proveedor | Te llega el pedido formal: por correo, por portal o directo a tu sistema |
| 5. Entrega y recepción | El almacén o el solicitante confirma lo recibido | Un albarán que no cuadra con el pedido retrasa todo lo demás |
| 6. Factura | Se compara la factura con el pedido y la recepción | Si los tres documentos coinciden, la factura se aprueba sin incidencias |
| 7. Pago | Finanzas paga según las condiciones acordadas | Menos errores en las etapas anteriores significa cobrar antes |
Antes de todo esto, además, el proceso de compras tiene una etapa previa: la empresa tiene que darte de alta y aprobarte como proveedor. Lo explicamos en nuestra guía de homologación de proveedores.
Errores habituales cuando el proceso de compras es manual
Cuando el proceso de compras depende del correo, los PDF y las hojas de cálculo, aparecen casi siempre los mismos problemas:
- Catálogos desactualizados. El comprador pide con un precio o una referencia que ya no existe, y el pedido se bloquea.
- Pedidos tecleados a mano. Alguien copia la orden de compra en tu ERP o tu tienda, y cada copia es una oportunidad de error.
- Precios que no coinciden. Si la factura no cuadra con la orden de compra, el pago se retrasa hasta que alguien lo revisa.
- Compras fuera de sistema. Por otro lado, si tus productos no están en su plataforma, el empleado compra a otro proveedor que sí aparece o lo hace por su cuenta, y tú pierdes la venta.
Por eso cada vez más grandes empresas piden a sus proveedores que se conecten a su sistema de compras. Al fin y al cabo, para ellas el proveedor conectado es el que menos trabajo da.
Cómo se digitaliza el proceso de compras: e-procurement y PunchOut
La digitalización del proceso de compras tiene dos partes. La primera la pone el comprador: un sistema de e-procurement que gestiona requisiciones, aprobaciones, pedidos y facturas. Puedes ver las opciones en nuestra guía de software de gestión de compras.
La segunda parte del proceso de compras digital te toca a ti como proveedor: que tu catálogo esté dentro de ese sistema. Hay dos maneras:
- Catálogo estático: envías un archivo con productos y precios. Es sencillo; sin embargo, cada cambio exige enviar y aprobar un archivo nuevo.
- Catálogo PunchOut: el comprador entra en tu tienda online desde su sistema, ya identificado, ve sus precios negociados y el carrito vuelve a su plataforma como requisición. Así, las etapas 2 a 4 se hacen sin teclear nada.
Con un catálogo PunchOut no tienes que cambiar de tienda: la conexión se añade sobre tu ecommerce actual y funciona con SAP Ariba, Coupa, Jaggaer u Oracle. Si quieres entender la tecnología, empieza por qué es PunchOut.
Ejemplo práctico: un pedido con y sin PunchOut
Veamos cómo cambia el proceso de compras en un caso concreto. Imagina que eres distribuidor de material de protección laboral. Una empresa de servicios con la que trabajas compra con SAP Ariba y te pide que te conectes a su sistema para poder seguir comprándote. (Es un ejemplo ilustrativo para entender el proceso).
| Paso | Sin integración | Con PunchOut |
|---|---|---|
| Elegir productos | El empleado busca en un PDF o te escribe para pedir precio | Entra en tu tienda desde SAP Ariba y ve sus precios pactados |
| Requisición | La crea a mano copiando referencias | El carrito vuelve solo a SAP Ariba |
| Orden de compra | Te llega por correo y la tecleas en tu sistema | Te llega en formato electrónico (cXML) y puede entrar directa en tu sistema |
| Factura | Errores de precio o referencia retrasan el pago | Pedido, entrega y factura coinciden |
En definitiva, el proceso de compras del cliente se simplifica: compra más fácil y tú dejas de depender del correo. Además, la misma conexión te sirve para otros clientes que usen la misma plataforma. Si te preguntas por plazos y coste, lo detallamos en cuánto cuesta una integración PunchOut.
Preguntas frecuentes sobre el proceso de compras
¿Cuáles son las etapas del proceso de compras?
Necesidad, requisición, aprobación, orden de compra, entrega y recepción, factura y pago. Antes, la empresa homologa a sus proveedores.
¿Qué diferencia hay entre proceso de compras y Procure-to-Pay?
En la práctica describen lo mismo. Sin embargo, «Procure-to-Pay» se usa sobre todo para hablar del proceso digitalizado de principio a fin, desde la requisición hasta el pago.
¿Por qué una gran empresa me pide conectarme a su sistema de compras?
Principalmente, porque así controla el gasto, aplica sus aprobaciones y evita errores. Para ella, un proveedor conectado es más fácil de gestionar que uno que trabaja por correo.
¿Tengo que cambiar mi tienda online para conectarme?
No. La integración PunchOut se añade sobre Magento, WooCommerce, PrestaShop, Shopify o un desarrollo a medida. Puedes ver todas las integraciones disponibles.
¿Cuánto se tarda en estar conectado?
Depende, sobre todo, de la plataforma y de las personalizaciones. Te lo detallamos en nuestra guía de implementación PunchOut.
¿Un cliente te ha pedido entrar en su proceso de compras?
Para empezar, cuéntanos qué sistema usa tu cliente y con qué tienda o ERP trabajas. En 24–48 h te decimos qué necesitas para recibir sus pedidos de forma automática. El primer diagnóstico es gratuito.
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