Antes de que una empresa emita una orden de compra, alguien dentro de ella tiene que pedir lo que necesita. Ese primer paso es la requisición de compra, también llamada solicitud de compra o requisición de materiales. Aunque parece un simple trámite interno, de ella depende que la compra se apruebe rápido, que llegue al proveedor correcto y que el pedido final no tenga errores. En esta guía verás qué es una requisición de compra, quién la hace y la aprueba, qué campos debe tener su formato, un ejemplo completo y cómo PunchOut la rellena sola desde la tienda del proveedor.
Qué es una requisición de compra
La requisición de compra es un documento interno con el que un empleado o un área solicita al departamento de compras un producto o un servicio. Indica qué se necesita, en qué cantidad, para cuándo y con cargo a qué presupuesto. Por eso, a diferencia de la orden de compra, no se envía al proveedor: sirve para que la empresa decida si autoriza el gasto.
En México y buena parte de Latinoamérica se usa sobre todo el término «requisición»; en España es más habitual «solicitud de compra» o «solicitud de pedido». Además, en los sistemas de compras como SAP Ariba o Coupa aparece como purchase requisition y es la primera fase del ciclo Procure to Pay (P2P).
Quién la hace y quién la aprueba
En la práctica, una requisición pasa por varias manos antes de convertirse en pedido. Aunque cada empresa define su propio flujo, lo habitual es este:
- Solicitante: la persona del área que necesita el material (mantenimiento, producción, oficinas, TI). Crea la requisición.
- Responsable del área: confirma que la necesidad es real y que hay presupuesto.
- Compras: revisa el proveedor, el precio y las condiciones; si hace falta, pide cotizaciones.
- Finanzas o dirección: interviene cuando el importe supera un límite fijado por la empresa.
Por ejemplo, una empresa puede permitir que el jefe de área apruebe solo las compras pequeñas y exigir la firma de dirección a partir de cierto importe. Precisamente por eso conviene que la requisición tenga datos completos: cada vuelta atrás para corregir algo retrasa la compra varios días.
Formato de requisición de compra: campos que debe incluir
No existe un formato oficial único, pero una buena requisición de compra incluye siempre estos datos:
| Campo | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de requisición | Identificarla y hacer seguimiento | REQ-2026-0148 |
| Fecha de solicitud | Medir plazos de aprobación | 07/10/2026 |
| Solicitante y área | Saber quién pide y para qué departamento | Juan Pérez, Mantenimiento |
| Centro de costo o presupuesto | Imputar el gasto correctamente | CC-310 Planta 2 |
| Descripción del artículo | Evitar dudas sobre qué comprar | Guantes de nitrilo, talla L |
| Referencia o código | Identificar el producto exacto del proveedor | SKU GN-450-L |
| Cantidad y unidad de medida | Pedir lo justo y en la unidad correcta | 20 cajas de 100 uds. |
| Precio estimado | Calcular el importe y el nivel de aprobación | 185,00 MXN por caja |
| Proveedor sugerido | Orientar a compras | Proveedor homologado o de catálogo |
| Fecha en que se necesita | Priorizar y planificar la entrega | 15/10/2026 |
| Justificación | Explicar por qué se necesita | Reposición de stock mínimo |
| Aprobaciones | Dejar constancia de quién autoriza | Jefe de área y Compras |
En resumen, los campos que más errores provocan son la referencia, la unidad de medida y el precio. Cuando el solicitante los copia a mano desde la web del proveedor o desde un PDF, es fácil equivocarse.
Ejemplo de requisición de compra
Veamos un caso práctico (empresa y datos ficticios, solo como ilustración). El área de mantenimiento de una planta industrial necesita reponer material de seguridad:
- Requisición: REQ-2026-0148, del 7 de octubre de 2026.
- Solicitante: Juan Pérez, Mantenimiento, centro de costo CC-310.
- Artículos: 20 cajas de guantes de nitrilo talla L (SKU GN-450-L) a 185,00 MXN la caja y 10 lentes de seguridad (SKU GP-120) a 96,00 MXN la unidad.
- Importe estimado: 4.660,00 MXN antes de impuestos.
- Fecha necesaria: 15 de octubre de 2026.
- Justificación: el stock de seguridad está por debajo del mínimo.
- Aprobaciones: jefe de mantenimiento y departamento de compras.
Una vez aprobada, compras la convierte en una orden de compra y la envía al proveedor. Si alguno de los datos estaba mal, el error pasa también al pedido.
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Tipos de requisición de compra
Según lo que se pide, las empresas suelen distinguir varios tipos:
- De materiales o inventario: para reponer existencias de almacén o materia prima.
- De servicios: mantenimiento, transporte, consultoría o limpieza.
- De activo fijo: maquinaria, equipos o mobiliario, que suelen requerir más aprobaciones.
- Urgente: con un flujo de aprobación más corto para no parar la operación.
- De catálogo: el solicitante elige productos de proveedores ya homologados, con precios pactados. Es la más rápida y la que mejor se automatiza.
Requisición vs orden de compra
Se confunden a menudo; sin embargo, cumplen funciones distintas:
| Aspecto | Requisición de compra | Orden de compra |
|---|---|---|
| Quién la emite | El área que necesita el producto | El departamento de compras |
| A quién va dirigida | A compras (uso interno) | Al proveedor |
| Momento | Antes de decidir la compra | Cuando la compra ya está aprobada |
| Valor ante el proveedor | Ninguno: es una petición interna | Compromiso formal de compra |
| Resultado | Se aprueba, se rechaza o se modifica | Se confirma, se entrega y se factura |
Dicho de otro modo, la requisición dice «necesitamos esto» y la orden de compra dice «te lo compramos». Si quieres ver la parte del pedido con detalle, la explicamos en qué es una orden de compra.
Errores frecuentes en las requisiciones (y cómo evitarlos)
- Descripciones vagas: «guantes» en lugar de la referencia exacta. Compras tiene que preguntar y la aprobación se retrasa.
- Precios desactualizados: el solicitante copia un precio antiguo y el pedido no coincide con la factura.
- Unidades de medida equivocadas: se piden 20 unidades cuando el proveedor vende cajas de 100.
- Proveedores no homologados: la requisición se rechaza porque el proveedor no está dado de alta.
- Aprobaciones por correo: sin sistema, se pierden mensajes y nadie sabe en qué punto está la compra.
Por eso cada vez más empresas usan un software de gestión de compras que guía la requisición y la envía a aprobar automáticamente. Y la forma más fiable de rellenarla es que los datos salgan directamente del catálogo del proveedor.
Del carrito PunchOut a la requisición aprobada
Aquí es donde el proveedor puede marcar la diferencia. Con PunchOut, el solicitante no copia datos a mano: entra en la tienda del proveedor desde su sistema de compras, elige los productos con sus precios pactados y devuelve el carrito. Ese carrito se convierte en la requisición, con referencia, descripción, cantidad, unidad y precio ya correctos. Según la documentación de Coupa sobre pedidos PunchOut, el carrito devuelto se añade a la requisición del usuario, que después sigue el flujo de aprobación y genera la orden de compra.
Para el proveedor, esto tiene tres ventajas claras:
- Menos rechazos: la requisición llega completa, así que se aprueba antes.
- Pedidos sin errores: la orden de compra hereda datos que salen de tu propio catálogo.
- Más compras recurrentes: si tu tienda está dentro del sistema del cliente, eres la opción más cómoda para el solicitante.
Funciona con las principales plataformas, como SAP Ariba, Coupa o Jaggaer, y con tu tienda actual. Si dudas entre enviar un archivo de catálogo o conectar tu tienda, te lo explicamos en catálogo CIF vs PunchOut.
Preguntas frecuentes sobre la requisición de compra
¿Requisición y solicitud de compra son lo mismo?
Sí. Es el mismo documento interno: en México y Latinoamérica se dice más «requisición» y en España, «solicitud de compra» o «solicitud de pedido».
¿La requisición de compra tiene validez ante el proveedor?
No. Al contrario, es un documento interno; por tanto, el compromiso con el proveedor empieza con la orden de compra.
¿Se puede hacer una requisición en Excel?
Sí, y muchas empresas pequeñas empiezan así. Sin embargo, cuando crecen el volumen de compras y el número de aprobadores, un sistema de compras evita errores y retrasos.
¿Qué tiene que ver la requisición con mi tienda online B2B?
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