Elegir un software de gestión de compras es una de las decisiones que más impacto tienen en el control del gasto de una empresa. Sin embargo, no todas las soluciones hacen lo mismo: algunas son módulos de un ERP, otras son plataformas de e-procurement y otras cubren todo el ciclo de compra a pago. Además, hay un detalle que muchas empresas descubren tarde: si el software no es compatible con PunchOut, conectar los catálogos de los proveedores será lento y propenso a errores.
En esta guía te explicamos qué es la gestión de compras, qué tipos de software existen, 7 criterios para elegir y por qué la compatibilidad PunchOut debería estar en tu lista de requisitos.
Qué es la gestión de compras
La gestión de compras es el conjunto de procesos con los que una empresa adquiere los bienes y servicios que necesita: desde detectar la necesidad hasta pagar al proveedor. Incluye la selección y homologación de proveedores, la negociación de precios, las solicitudes y aprobaciones, la emisión de pedidos, la recepción y la conciliación de facturas.
Una buena gestión de compras persigue tres objetivos: comprar al mejor precio y en las mejores condiciones, controlar el gasto para que nadie compre fuera de política y garantizar el suministro a tiempo. Por eso está muy ligada al ciclo Procure to Pay (P2P) y al concepto de procurement y e-procurement.
Qué es un software de gestión de compras
Un software de gestión de compras (también llamado software de compras o software de adquisiciones) es una herramienta que digitaliza y automatiza ese proceso. En lugar de pedidos por email, hojas de Excel y aprobaciones en papel, todo ocurre en una plataforma con flujos de trabajo, catálogos y trazabilidad.
Las funciones habituales de un software para gestión de compras son:
- Solicitudes de compra y flujos de aprobación según importe, categoría o centro de coste.
- Catálogos de proveedores, ya sean estáticos (hosted catalogs) o conectados por PunchOut.
- Emisión de pedidos: generación y envío de la orden de compra al proveedor.
- Recepción y conciliación de pedido, albarán y factura.
- Gestión de proveedores: homologación, contratos y evaluación.
- Analítica del gasto: cuánto se compra, a quién y por qué categorías.
ERP de compras vs e-procurement vs suite P2P
Cuando una empresa busca soluciones de compras, suele encontrarse con tres tipos de herramientas. Por tanto, conviene entender bien en qué se diferencian:
| Tipo | Qué es | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|---|
| ERP de compras | Módulo de compras dentro del ERP de la empresa (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage…) | Todo integrado con contabilidad, almacén y finanzas | Experiencia de compra poco intuitiva para el usuario; catálogos limitados |
| Plataforma de e-procurement | Software especializado en el proceso de compra: catálogos, solicitudes, aprobaciones y pedidos | Fácil de usar, catálogos y PunchOut, control del gasto | Necesita integrarse con el ERP para contabilidad y pagos |
| Suite P2P (Procure to Pay) | Plataforma que cubre todo el ciclo, de la solicitud al pago, incluida la factura | Visión completa y automatización de extremo a extremo | Mayor coste y proyectos de implantación más largos |
En la práctica, muchas empresas combinan un ERP de compras con una plataforma de e-procurement o una suite P2P conectada a él. Lo importante es que el proceso de pedido, que es donde se cometen más errores, quede bien resuelto.
7 criterios para elegir un software de gestión de compras
Antes de decidir, revisa estos siete puntos. Así evitarás elegir una herramienta que luego no encaja con tu forma de comprar:
1. Facilidad de uso
Si comprar dentro del sistema es más difícil que comprar fuera, los empleados acabarán saltándoselo. Una interfaz sencilla es clave para evitar las compras fuera de política (maverick spending).
2. Integración con el ERP
El software de compras debe intercambiar datos con tu ERP: proveedores, centros de coste, pedidos, recepciones y facturas. De lo contrario, tendrás que duplicar información.
3. Catálogos y compatibilidad PunchOut
Comprueba si admite catálogos PunchOut en cXML y OCI y con qué proveedores puedes conectarte desde el primer día. Lo explicamos en detalle en la siguiente sección.
4. Flujos de aprobación configurables
Cada empresa tiene sus reglas: por importe, por departamento, por proyecto o por tipo de gasto. Por eso, el sistema debe adaptarse a ellas sin desarrollos complejos.
5. Gestión de proveedores
Homologación, documentación, contratos y evaluación del desempeño en un mismo lugar ayudan a reducir riesgos.
6. Analítica y control del gasto
Informes por categoría, proveedor y centro de coste permiten detectar ahorros y negociar mejor.
7. Coste total y soporte
Además de las licencias, ten en cuenta la implantación, las integraciones, la formación y el soporte en tu idioma. A menudo, el coste de integrar proveedores y catálogos es mayor de lo previsto.
Compatibilidad PunchOut (cXML/OCI): por qué importa en un software de gestión de compras
PunchOut permite que el comprador acceda, desde su software de compras, a la tienda online del proveedor, llene el carrito con sus precios negociados y lo devuelva automáticamente al sistema como solicitud de compra. En consecuencia, no hay que teclear referencias ni precios, y la orden de compra sale sin errores. Si es la primera vez que oyes hablar de ello, empieza por qué es PunchOut y cómo funciona.
A la hora de elegir un software de gestión de compras, pregunta:
- ¿Admite cXML y OCI? cXML es el estándar habitual en plataformas como SAP Ariba, Coupa u Oracle, y OCI es muy común en entornos SAP. Te explicamos las diferencias en cXML vs OCI; la especificación oficial está en cxml.org.
- ¿Qué nivel de cXML soporta? Además del carrito (PunchOutOrderMessage), conviene que gestione el envío de pedidos (OrderRequest), confirmaciones, avisos de envío y facturas.
- ¿Cuántos de tus proveedores ya ofrecen PunchOut? Si tus proveedores clave no lo tienen, necesitarán ayuda para integrarse.
- ¿Quién se encarga de las integraciones? Cada nuevo catálogo PunchOut requiere configuración y pruebas.
Y si eres proveedor, la pregunta es la contraria: ¿está tu tienda online preparada para conectarse con el software de compras de tus clientes? Con PunchOut puedes integrar tu tienda Magento o WooCommerce con sus plataformas. Revisa también nuestro checklist de 8 pasos y cuánto cuesta una integración PunchOut.
Ejemplos de software de gestión de compras: SAP Ariba, Coupa y Jaggaer
SAP Ariba
Es una de las plataformas de procurement más extendidas entre las grandes empresas, especialmente las que ya usan SAP como ERP. Conecta compradores y proveedores a través de SAP Business Network y trabaja con PunchOut en cXML. Más información en qué es SAP Ariba, en nuestra guía de integración PunchOut con SAP Ariba y en la página de integración SAP Ariba.
Coupa
Plataforma de gestión del gasto en la nube que cubre compras, facturas y pagos, conocida por su facilidad de uso. Admite catálogos PunchOut, lo que la hace muy atractiva para los departamentos de compras. Te lo contamos en qué es Coupa y cómo integrarse por PunchOut y en nuestra integración Coupa.
Jaggaer
Muy utilizada en universidades, centros de investigación, sanidad y sector público. También trabaja con catálogos PunchOut. Lo explicamos en Jaggaer y PunchOut y en nuestra integración Jaggaer.
Por último, también trabajamos con Oracle Procurement y otras plataformas. Consulta todas nuestras integraciones PunchOut.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un ERP de compras y un software de e-procurement?
El ERP de compras forma parte del sistema de gestión de la empresa y está muy ligado a contabilidad y almacén. En cambio, el e-procurement está especializado en la experiencia de compra: catálogos, solicitudes y aprobaciones. Lo habitual es integrarlos.
¿Necesito PunchOut si ya tengo un software de compras?
Si compras con frecuencia a proveedores con catálogos amplios o precios negociados, sí: PunchOut evita errores en los pedidos y mantiene los precios siempre actualizados.
¿Soy proveedor y mi cliente me pide un catálogo PunchOut, qué hago?
Necesitas conectar tu tienda online o tu ERP con la plataforma de compras de tu cliente mediante cXML u OCI. Nosotros nos encargamos de la integración de principio a fin. Más información sobre el catálogo PunchOut para proveedores B2B.
Conecta tu software de gestión de compras con PunchOut
En definitiva, el mejor software de gestión de compras es el que tu equipo usa de verdad y el que se conecta sin fricciones con tus proveedores. Tanto si eres comprador como proveedor, somos especialistas en integraciones PunchOut y te ayudamos a conectar catálogos con SAP Ariba, Coupa, Jaggaer u Oracle.
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