Una solución Punch-Out conecta el sistema de compras de una empresa con el ecommerce o catálogo de su proveedor, permitiendo seleccionar productos actualizados y devolver el carrito al sistema corporativo para continuar el proceso de compra.
Gestionar las compras de una empresa puede parecer sencillo cuando existen pocos proveedores. Sin embargo, a medida que aumenta el número de proveedores, pedidos, usuarios y condiciones comerciales, el proceso se vuelve mucho más complejo.
Catálogos desactualizados, precios que no coinciden, pedidos introducidos manualmente, productos incorrectos o empleados que tienen que alternar entre diferentes plataformas son algunos de los problemas habituales.
La solución Punch-Out en compras nace precisamente para simplificar este proceso.
Punch-Out permite conectar el sistema de compras de una empresa directamente con el catálogo o ecommerce de un proveedor, haciendo posible que el comprador acceda a productos y condiciones actualizadas sin abandonar su entorno habitual de procurement.
Pero ¿qué necesidades resuelve realmente y cómo funciona durante una compra?
¿Qué es una solución Punch-Out?
Una solución Punch-Out es una integración entre el sistema de compras del cliente y el ecommerce o catálogo digital del proveedor.
En lugar de mantener una copia estática del catálogo del proveedor dentro del sistema de compras, el usuario puede acceder directamente al catálogo online correspondiente desde su propia plataforma.
El comprador selecciona al proveedor, entra en su catálogo, consulta los productos disponibles y prepara su carrito.
Cuando termina, el contenido seleccionado vuelve al sistema de compras de la empresa, donde puede continuar el procedimiento interno correspondiente: solicitud, aprobación y generación del pedido.
Así, Punch-Out actúa como un puente entre comprador y proveedor, permitiendo que ambos trabajen desde sus propios sistemas.
¿Qué necesidades resuelve Punch-Out en compras?
El valor de Punch-Out no está únicamente en conectar dos plataformas. Su utilidad aparece cuando elimina problemas que afectan directamente a la eficiencia del proceso de compra.
1. Catálogos que quedan desactualizados
Uno de los principales problemas de los catálogos estáticos es su mantenimiento.
Si un proveedor modifica un precio, incorpora una referencia o cambia la disponibilidad de un producto, la información almacenada previamente en el sistema del comprador puede quedar obsoleta.
Con Punch-Out, el usuario accede al catálogo gestionado por el propio proveedor, reduciendo la dependencia de actualizaciones periódicas mediante archivos.
2. Precios y condiciones diferentes para cada cliente
En B2B es habitual que una empresa tenga precios negociados, descuentos, referencias o condiciones específicas.
Una solución Punch-Out puede permitir que cada comprador acceda al catálogo asociado a su cuenta y encuentre las condiciones comerciales que le corresponden.
Esto resulta especialmente útil para proveedores que trabajan con diferentes grandes cuentas corporativas.
3. Introducción manual de pedidos
Copiar referencias, cantidades y precios de un sistema a otro aumenta el trabajo administrativo y también las posibilidades de error.
Con Punch-Out, la información seleccionada durante la compra puede transferirse electrónicamente al sistema de procurement.
El objetivo es reducir tareas repetitivas y conseguir un flujo de compra más automatizado.
4. Demasiadas plataformas durante una compra
Sin integración, un comprador puede tener que entrar en la web de un proveedor, buscar los productos, recopilar la información y después volver al sistema corporativo para crear la solicitud.
Punch-Out conecta ambos entornos.
El usuario comienza el proceso desde su plataforma habitual, accede al catálogo del proveedor y posteriormente devuelve el carrito al sistema de compras.
5. Gestión de múltiples proveedores
Cuando una organización trabaja con numerosos proveedores, mantener información y procesos separados puede convertirse en una carga importante para el departamento de compras.
Punch-Out permite incorporar los catálogos de proveedores al flujo de procurement de la empresa sin necesidad de convertir todos esos catálogos en archivos internos independientes.
¿Cómo funciona Punch-Out durante una compra?
El proceso puede variar dependiendo de las plataformas y de la configuración de cada empresa, pero el flujo habitual es relativamente sencillo:
1. El comprador entra en su sistema de compras
El usuario inicia el proceso desde la plataforma de procurement utilizada por su organización.
2. Selecciona al proveedor
Desde el propio sistema accede al proveedor que dispone de integración Punch-Out.
3. Se abre el catálogo del proveedor
La integración dirige al usuario al ecommerce o catálogo correspondiente, manteniendo el contexto de la sesión corporativa.
4. El comprador selecciona los productos
Puede navegar por el catálogo y añadir al carrito los artículos que necesita.
5. El carrito vuelve al sistema de compras
Al finalizar la selección, la información del carrito se transfiere al sistema corporativo.
6. Continúa el proceso interno
La empresa puede aplicar sus propios flujos de aprobación antes de generar el pedido definitivo.
De esta manera, Punch-Out conecta la experiencia de compra del proveedor con los controles internos del comprador.
Un ejemplo sencillo de una compra con Punch-Out
Imaginemos una empresa que utiliza un sistema corporativo de procurement y necesita comprar material a uno de sus proveedores habituales.
Sin Punch-Out, un empleado podría tener que consultar la web del proveedor, localizar los productos, comprobar referencias y precios y después introducir manualmente esa información en su sistema.
Con Punch-Out, inicia el proceso desde su propia plataforma de compras, accede directamente al catálogo del proveedor, selecciona los artículos y devuelve el carrito.
El departamento de compras mantiene su procedimiento interno, mientras que el proveedor mantiene el control de su catálogo.
Ese es uno de los principios fundamentales de Punch-Out: conectar los sistemas sin obligar a comprador y proveedor a trabajar de la misma manera.
¿Qué sistemas pueden utilizar Punch-Out?
Las integraciones Punch-Out pueden utilizarse con diferentes plataformas de compras y ecosistemas empresariales.
Entre ellas pueden encontrarse soluciones como SAP Ariba, Coupa, Jaggaer y diferentes entornos SAP, dependiendo de los requisitos técnicos de cada proyecto.
Para establecer la comunicación también pueden utilizarse protocolos como cXML u OCI.
La tecnología concreta dependerá del sistema utilizado por el comprador y de la infraestructura del proveedor.
cXML y OCI en las compras Punch-Out
Dos conceptos aparecen frecuentemente cuando una empresa comienza a estudiar este tipo de integración.
cXML es un estándar utilizado para intercambiar información entre sistemas dentro de diferentes procesos de comercio electrónico B2B y procurement.
OCI, por su parte, está especialmente vinculado al ecosistema SAP y permite conectar catálogos externos con determinados entornos de compras.
Para una empresa que quiere ofrecer Punch-Out, la cuestión importante no es simplemente elegir uno u otro. Primero debe analizarse qué sistema utiliza el cliente corporativo y qué requisitos establece para la integración.
¿Qué beneficios aporta Punch-Out al departamento de compras?
Una solución Punch-Out bien implementada puede contribuir a:
- reducir la introducción manual de información;
- trabajar con información de catálogo más actualizada;
- disminuir discrepancias de referencias y precios;
- facilitar el cumplimiento de las condiciones negociadas con proveedores;
- mantener los procesos internos de aprobación;
- simplificar la experiencia del comprador;
- mejorar la conexión entre procurement y proveedores;
- hacer más escalable la gestión de compras B2B.
Por eso Punch-Out no debe entenderse únicamente como una integración técnica. Forma parte de una estrategia más amplia de digitalización y automatización del proceso de compras.
¿Cuándo necesita una empresa una solución Punch-Out?
No todas las organizaciones necesitan implementar Punch-Out.
Empieza a tener especialmente sentido cuando una empresa gestiona un volumen importante de compras, trabaja con numerosos proveedores o utiliza una plataforma corporativa de procurement.
También puede surgir la necesidad desde el otro lado.
Un proveedor B2B puede recibir una petición de uno de sus principales clientes para integrar su ecommerce o catálogo con el sistema de compras corporativo.
En ese escenario, disponer de una solución Punch-Out puede facilitar la incorporación del proveedor al ecosistema tecnológico del cliente.
Punch-Out para compradores y proveedores
Una de las ventajas de este modelo es que puede aportar valor a ambos lados de la operación.
Para el comprador, significa acceder al catálogo del proveedor desde su sistema habitual y mantener sus procedimientos internos.
Para el proveedor, supone mantener mayor control sobre su catálogo digital y facilitar la relación con clientes que utilizan sistemas de procurement.
La integración crea así una conexión entre dos infraestructuras que anteriormente podían funcionar de manera independiente.
¿Cómo implementar una solución Punch-Out?
Antes de comenzar una integración conviene analizar varios elementos: el sistema de compras del cliente, la plataforma ecommerce del proveedor, el catálogo, las condiciones comerciales, el protocolo requerido y el flujo que seguirá el pedido.
No existe necesariamente una configuración idéntica para todas las empresas.
Por eso, el primer paso debería ser determinar qué necesita conectar el comprador y qué infraestructura tiene actualmente el proveedor.
En PunchOutNow ayudamos a empresas B2B a conectar sus ecommerce y catálogos con los sistemas de compras utilizados por sus clientes corporativos.
Si un cliente te ha solicitado una integración Punch-Out o quieres saber si este modelo encaja con vuestro proceso de compras, podemos estudiar vuestro caso y definir la integración adecuada.
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